應(yīng)用價值：有助于數(shù)據(jù)的存儲與管理為做好統(tǒng)計信息管理，北京市統(tǒng)計局、國家統(tǒng)計局北京調(diào)查總隊(duì)（以下簡稱市局總隊(duì)）于2009年建立了統(tǒng)計數(shù)據(jù)文件柜系統(tǒng)，按部門統(tǒng)計、國民經(jīng)濟(jì)月季度統(tǒng)計、社會運(yùn)行監(jiān)測、企業(yè)景氣監(jiān)測、統(tǒng)計年鑒、資料匯編等十類數(shù)據(jù)建立資源目錄，將統(tǒng)計數(shù)據(jù)資源以數(shù)據(jù)表的形式按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)集中存儲、管理。目前該文件柜系統(tǒng)已累計歸集存儲了2000年以來市局總隊(duì)各專業(yè)年進(jìn)度綜合數(shù)據(jù)、各項(xiàng)調(diào)查和普查結(jié)果數(shù)據(jù)、部門統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料等共計22952個文件壓縮包，極大方便了數(shù)據(jù)資料的內(nèi)部共享和規(guī)范使用。
筆者所在的房山局隊(duì)針對日常工作中遇到的歷史數(shù)據(jù)丟失問題，將電子文件柜應(yīng)用有道◎ 郭威搶救歷史數(shù)據(jù)作為近年來的重點(diǎn)工作之一，并提出了用信息化手段實(shí)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)管理工作的思路。經(jīng)過廣泛調(diào)研學(xué)習(xí)，我們認(rèn)為電子文件柜系統(tǒng)的保存數(shù)據(jù)、集中數(shù)據(jù)、共享數(shù)據(jù)、規(guī)范數(shù)據(jù)和可拓展的特點(diǎn)，符合房山局隊(duì)的實(shí)際需求，便在市局總隊(duì)的支持下，自2011年開始著力打造區(qū)縣級的電子文件柜系統(tǒng)。
房山局隊(duì)從實(shí)際情況出發(fā)，做出了先收集整理數(shù)據(jù)，再逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理信息化的分步建設(shè)規(guī)劃?？傮w的進(jìn)度安排為：從2011年度開始進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)整理準(zhǔn)備工作，先以2010年度歷史數(shù)據(jù)整理為試點(diǎn)，該項(xiàng)工作于2012年上半年通過驗(yàn)收，數(shù)據(jù)整理工作正式啟幕；2012年下半年整理完成2011年歷史數(shù)據(jù)；2013年開展日常數(shù)據(jù)整理工作，將數(shù)據(jù)整理作為常態(tài)化工作，同時準(zhǔn)備利用一年時間進(jìn)行第二次全國經(jīng)濟(jì)普查之后的歷史數(shù)據(jù)整理（即2008年、2009年歷史數(shù)據(jù)）；2014年對2004年至2007年的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，并在完成后視整理結(jié)果，評估是否要開展第一次全國經(jīng)濟(jì)普查之前的數(shù)據(jù)整理工作。
在整理歷史數(shù)據(jù)的同時，考慮到自身實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)、開發(fā)公司專業(yè)技術(shù)水平、市局總隊(duì)支持力度和經(jīng)驗(yàn)，房山局隊(duì)決定使用市局總隊(duì)電子文件柜作為歷史數(shù)據(jù)整理工作的平臺。
設(shè)計實(shí)施：鎖定基層需求，分步推進(jìn)通過和市局總隊(duì)數(shù)據(jù)中心溝通，在具體了解到市局總隊(duì)文件柜在結(jié)構(gòu)設(shè)計、制度設(shè)定和建設(shè)過程中遇到的問題后，房山局隊(duì)結(jié)合自身特點(diǎn)，在市局總隊(duì)文件柜基礎(chǔ)上增加了一些定制設(shè)計。我們希望文件柜系統(tǒng)能夠全面地參與到統(tǒng)計日常工作中，有效提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和統(tǒng)計生產(chǎn)力，為此房山局隊(duì)的文件柜不僅要存放整理好的數(shù)據(jù)，還要更多地發(fā)揮其儲存和備份的功能，為工作人員在處理業(yè)務(wù)時增加一個靈活的應(yīng)用平臺。最終，我們將市局總隊(duì)文件柜的10個欄目增加到11個，即增加了一個局隊(duì)外派機(jī)構(gòu)統(tǒng)計所存放匯編資料的欄目。實(shí)際運(yùn)用中對數(shù)據(jù)管理權(quán)限采用了N+X的結(jié)構(gòu)設(shè)計，即N類型的數(shù)據(jù)（前10個欄目）由專人負(fù)責(zé)更新，所有人都可以查閱，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享；X類型的數(shù)據(jù)歸入私有欄目，誰更新，誰才有權(quán)限查閱。
2012年3月8日，房山區(qū)統(tǒng)計數(shù)據(jù)文件柜系統(tǒng)正式上線。從上線伊始，房山局隊(duì)計算中心開始了文件柜內(nèi)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)搭建和用戶建立管理工作。我們將數(shù)據(jù)劃分為報表數(shù)據(jù)（具有周期性和時效性的數(shù)據(jù)，如月報數(shù)據(jù)等）和文件數(shù)據(jù)（周期性不顯著或無周期性的數(shù)據(jù)）兩種類型。操作中，對文件數(shù)據(jù)給予一定的自主性，允許存放文件者自行填寫文件目錄和說明；報表數(shù)據(jù)則強(qiáng)調(diào)嚴(yán)格規(guī)范，統(tǒng)一建立元數(shù)據(jù)記錄，再按具體情況設(shè)定報告期和上傳截止時間，業(yè)務(wù)科室必須在上傳截止時間內(nèi)上報數(shù)據(jù)，否則將按遲報處理。我們還通過角色和身份設(shè)置區(qū)分訪問對象，實(shí)現(xiàn)了私有數(shù)據(jù)保存和公共數(shù)據(jù)共享等不同目的。
2012年5月我們完成了報表類數(shù)據(jù)368張，文件類數(shù)據(jù)116筆的上傳工作。針對部分業(yè)務(wù)科室提出元數(shù)據(jù)目錄和數(shù)據(jù)集中采集平臺匯總表名稱不統(tǒng)一的情況，我們以涵蓋各專業(yè)財務(wù)、生產(chǎn)表為原則對目錄進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，并進(jìn)行了補(bǔ)充上傳。截至2012年7月底，在設(shè)計的11項(xiàng)欄目中，部門數(shù)據(jù)涵蓋了44個制度，80張報表；專業(yè)匯總數(shù)據(jù)涉及17個專業(yè)制度，160張報表；專業(yè)基層數(shù)據(jù)包含15個專業(yè)制度，15套報表。
最終整體上傳情況見下表。
效能提高：改進(jìn)設(shè)計與制度保障兼進(jìn)上述歷史數(shù)據(jù)整理的試點(diǎn)工作令我們對文件柜系統(tǒng)有了更直接而深入的體會，也發(fā)現(xiàn)了系統(tǒng)存在的一些技術(shù)問題和最初設(shè)計方案存在的不足。
主要問題如下：其一，數(shù)據(jù)保存過于依賴核心業(yè)務(wù)平臺和單機(jī)版程序，對程序之外的數(shù)據(jù)存放手段稀缺。
其二，歷史數(shù)據(jù)的流失速度不可忽視，數(shù)據(jù)的集中存儲管理工作事不宜遲。
其三，歷史數(shù)據(jù)整理工作具有一定的復(fù)雜性，整體工作的規(guī)范性和秩序性有待加強(qiáng)，工作安排也應(yīng)給予更充分的時間。
文件柜試運(yùn)行期間，為了今后工作的開展，我們嘗試收集了一些二經(jīng)普以前的資料，發(fā)現(xiàn)當(dāng)時的電子版資料稀缺，一經(jīng)普前的紙介質(zhì)資料保存數(shù)量也較少，很多數(shù)據(jù)為孤本數(shù)據(jù)或準(zhǔn)孤本數(shù)據(jù)。因此我們在整理電子版數(shù)據(jù)之外又多了一項(xiàng)新工作：掃描紙介質(zhì)文件，實(shí)現(xiàn)紙介質(zhì)數(shù)據(jù)的電子化。未來準(zhǔn)備與區(qū)檔案局合作，盡快通過掃描方式整理數(shù)量稀缺的紙介質(zhì)資料，努力保護(hù)好這些珍貴的資料。
為了下一階段更好地開展工作，我們在總結(jié)試點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上對文件柜進(jìn)行了結(jié)構(gòu)和技術(shù)上的微調(diào)，努力使文件柜的設(shè)置實(shí)現(xiàn)三個提升：目錄設(shè)置上提升合理性、文件柜操作上提升方便性、存放內(nèi)容和存放規(guī)則方面提升規(guī)范性。為此，房山局隊(duì)進(jìn)行了以下一些系統(tǒng)優(yōu)化工作：其一，調(diào)整數(shù)據(jù)存放目錄，使之更全面地涵蓋各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)并適合相關(guān)業(yè)務(wù)科室上傳，在全面收集數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上避免冗余上傳。
其二，建立《房山局隊(duì)日常數(shù)據(jù)整理工作實(shí)施細(xì)則》，規(guī)范日常數(shù)據(jù)整理工作標(biāo)準(zhǔn)。
其三，做好電子文件柜的維護(hù)和管理工作，建立數(shù)據(jù)庫及上傳文件定時備份制度。
從2013年起，我們在開展新一輪歷史數(shù)據(jù)整理的同時，啟動日常數(shù)據(jù)維護(hù)工作，根據(jù)月報、季報等工作周期對數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時整理存放。目前房山局隊(duì)的數(shù)據(jù)整理工作正在穩(wěn)步推進(jìn)，隨著電子文件柜內(nèi)容的豐富，其集中保存數(shù)據(jù)、方便查詢的優(yōu)點(diǎn)也將逐步顯現(xiàn)，相信在今后的統(tǒng)計工作中它將發(fā)揮更重要的作用。
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